O Sistema de Escrituração Digital (SPED) veio para modificar as rotinas de muitas empresas e tende a estender a abrangência de sua atuação, com a criação de novos módulos de otimização, como o eSocial.

O SPED é dividido em vários projetos e sua obrigatoriedade vem sendo estabelecida gradualmente. No caso do eSocial, a exigência de seu uso já se encontra próxima para muitas instituições.

O que é o eSocial?

Segundo o art. 2º do Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014, ele é:

[…] o instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e tem por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, […]”

Ele contempla uma forma de escrituração digital, realizada por meio de um software com layout específico, utilizado para o preenchimento, a geração e a validação dos arquivos, além de um repositório — ou banco de dados — nacional, no qual as informações transmitidas pelo programa ficarão armazenadas, conforme consta nos incisos I, II e III, do art. 2º, do decreto citado acima.

A função do eSocial

Ele tem como princípios:

• tornar viável e garantir os direitos de cunho trabalhista e previdenciário;
• simplificar o atendimento de obrigações;
• quando não extinguir, minimizar a quantidade excessiva de obrigações que pessoas jurídicas e físicas precisam remeter às instituições governamentais;
• tornar mais qualificadas as informações relacionadas a tributos, e setores trabalhista e previdenciário.

São participantes do eSocial, e também denominados “Comitê Gestor do eSocial”, conforme art. 5º, do Decreto 8.373/2014:

• a Receita Federal do Brasil;
• o Ministério do Trabalho e Emprego;
• a Caixa Econômica Federal (por meio da representação do Conselho Curador do FGTS);
• o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
• o Ministério da Previdência Social (MPS).

A Receita Federal

Atualmente a Receita Federal atua em conjunto com a Previdência Social. Esta união visa aprimorar os processos relacionados ao sistema previdenciário para torná-lo mais bem gerido, com tecnologias mais modernas, e menos suscetível a fraudes.

O eSocial passa a existir tempos depois dessa junção, e talvez já possa ser um de seus resultados.

Como o eSocial funciona?

O funcionamento do eSocial, de forma breve, se dá pelo preenchimento das informações solicitadas em um programa com layout específico. Após essa etapa, é gerado um arquivo (em formato .xml), que deverá ser validado e transmitido para o repositório nacional por meio de certificado digital ou código de acesso.

Essas informações ficarão disponíveis para os órgãos que compõem o Comitê Gestor do eSocial. Eles as tratarão de acordo com as suas necessidades e as usarão para garantia de direitos, simplificação de processos, maior clareza fiscal e fornecimento de dados sólidos sobre as áreas envolvidas nesta obrigatoriedade legal.

Perceba que os usos dessas informações pelos órgãos citados devem se limitar àquilo que a legislação lhes atribui para realização de suas atividades, de acordo com suas respectivas competências.

Qual o impacto para os profissionais de RH?

É importante que o profissional busque se atualizar sobre:

• o que é o eSocial;
• como a empresa na qual trabalha deverá se adaptar a ele;
• quais as informações que deverão ser enviadas, as obrigações que devem ser mantidas ou cessadas.

Atualmente as empresas precisam enviar periodicamente algumas declarações aos órgãos governamentais, como a GEFIP, CAGED, DIRF, e a RAIS, e muitas vezes existe uma redundância nos dados enviados.

Espera-se que o eSocial enxugue a quantidade dessas declarações, ao centralizar o envio em uma única via, e minimize a probabilidade de erros nos dados.

A expectativa é de que, ao disponibilizar informações mais detalhadas, seja mais fácil cruzá-las com outras fontes. Isso ajudará no combate à sonegação fiscal e inadimplência para com o fisco e contribuirá positivamente na garantia de direitos dos trabalhadores.

Por isso, atenção! Essa postura tem que ser adotada o quanto antes, para evitar que imprevistos atrapalhem a transmissão do arquivo e a empresa seja penalizada.

Informações a serem enviadas por meio do eSocial

Além das informações sobre os trabalhadores que tenham vínculo empregatício com a empresa, dentre outros, também deverão ser enviadas aquelas referentes a:

• estagiários;
• pessoas que realizam atividades portuárias e não-portuárias avulsas;
• pessoas que trabalham como dirigentes de sindicatos;
• diretores sem vínculo empregatício;
• indivíduos cooperados;
• servidores públicos que foram indicados para compor Conselho ou Órgão Administrativo;
• indivíduos que sejam membros de conselho tutelar;
• trabalhadores que tenham sido cedidos.

Um exemplo de mudança específica no trabalho dos profissionais de RH é que, nos casos de funcionários que estiverem afastados por tempo indeterminado, deverá ser informada uma data provável de afastamento. A orientação trazida no Perguntas e Respostas do eSocial (item 40) é que o médico do trabalho que atua para a empresa poderá estipular esse prazo.

Lembre-se que todos os períodos em que o trabalhador ficar afastado terão de ser informados (item 42), independentemente do número de dias.

O cuidado necessário com os prazos de implantação e transmissão

Uma dica muito útil, para você que trabalha no setor de Recursos Humanos, é realizar uma checklist que contenha as etapas necessárias à implantação e transmissão do eSocial. Nela, poderá haver desde informações referentes ao treinamento, parametrização do sistema, levantamento de dados a serem enviados, dentre outros — não se esqueça de verificar se o software que utiliza gera os arquivos .xml.

Quanto aos prazos, o Comitê Diretivo do eSocial estipulou, na Resolução nº 2, incisos I e II, do art. 2º, o início da transmissão de dados ao eSocial:

I – em 1º de janeiro de 2018, para os empregadores e contribuintes com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais); e

II – em 1º de julho de 2018, para os demais empregadores e contribuintes.

Vários detalhes devem ser observados pelas empresas. Por isso, é imprescindível que você e sua equipe analisem os reflexos que essa nova aplicação terá em suas atividades. Realizar testes é uma importante ação, visto que ajuda a identificar e se antecipar a problemas que possam surgir nas etapas de validação e transmissão.

É preciso se atentar para os prazos, inclusive ao da validade do certificado digital. Caso a empresa em que trabalha deva utilizá-lo, a obtenção ou renovação pode demandar tempo.

Deixar para se organizar nos últimos momentos não é uma boa ideia, devido à possibilidade de imprevistos que dificultem ou impeçam a transmissão dos arquivos, o que possivelmente ocasionará ônus desnecessário para a empresa, como multas, juros ou outras sanções constantes na legislação.

Seu setor de RH está preparado para as exigências do eSocial? Deixe agora seu comentário, queremos saber a sua opinião!